SISTEMAS DE DOCUMENTACION

SISTEMAS DE DOCUMENTACION

Se entiende por sistemas de Documentación al conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

TIPOS DE SISTEMAS DE DOCUMENTACION

Existen varios tipos de Sistemas de documentación:

·         La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones,

·         La de Diagramas de Flujo, listados de programas y otros documentos;

·         La del Usuarios,  en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE DOCUMENTACION

La documentación es un material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

POLÍTICAS DE LOS SISTEMAS DE DOCUMENTACION

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE DOCUMENTACION

Ventajas:

·         Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro. De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico y resolución del problema de localización de documentos.

·         Uso racional de los recursos: El Sistema de Documentación  facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

·         Productividad y valor añadido: Un Sistema Documental: Además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Desventaja

·         La desventaja más común que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información).

DISEÑO DEL SISTEMA DE DOCUMENTACION

El Diseño de Sistemas es el proceso donde se aplican ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.

ETAPAS DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE DOCUMENTACION

La etapa del diseño transforma el modelo de dominio de la información creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software. Ella consta de cuatro etapas:

·         El diseño de los datos: Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

·         El Diseño Arquitectónico: Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con él y con los operadores y usuarios que lo emplean.

·         El Diseño de la Interfaz.

·         El Diseño de procedimientos.

CARACTERISTICA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE DOCUMENTACION

·         Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del control entre los componentes del software.

·         El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.

·         Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.

·         Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente.

·         Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos y el entorno exterior.

·         Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.

USUARIOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION

El Sistema de Documentación permite a los usuarios conocer el detalle de las actividades que ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema.

Características:

Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.

Objetivos:

·         Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.

·         Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.

·         Servir como manual de aprendizaje.

·         Servir como manual de referencia.

·         Definir las funciones que debe realizar el usuario.

·         Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manusl de usuario.

·         Identificar los usuarios del sistema: personal que se relaciona con el sistema.

·         Definir los diferentes tipos de usuarios: se presenta los diferentes tipos de usuarios que usarian el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.

·         Definir lod modulos en que cada usuario participa: se describen los modulos o procesos que s ejecutaran por cada usuario en forma narrativa breve y clara

Importancia Del Manual De Usuario: El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:

·         Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

·         Los formatos de los documentos.

·         Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

·         El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

·         El momento en que se debe solicitar una operación deseada.

·         Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.